Eine Pferdepension funktioniert anders als eine Hundepension: Pferde bleiben monatelang oder dauerhaft, abgerechnet wird monatlich, und dazu kommen viele kleine Leistungen wie Weidegang, Ausmisten, Beritt oder Futterzusätze. Wer das auf Papier oder in Tabellen verwaltet, verliert schnell den Überblick – und am Monatsende Geld.
Boxen und Einstellverträge
Jede Box, Paddockbox oder jeder Offenstallplatz ist ein eigener Platz. Wer dort steht, regelt ein Einstellvertrag: Pferd, Einsteller, Box, Beginn, gegebenenfalls Ende, Monatsmiete und Kündigungsfrist. Wichtig ist, dass eine Box nicht doppelt vergeben werden kann und du im Belegungsplan siehst, welche Boxen dauerhaft belegt sind und wo Platz für Gastpferde ist.
Zusatzleistungen sofort erfassen
Die meisten Leistungen fallen im Stall an, nicht im Büro. Deshalb muss das Erfassen auf dem Handy in wenigen Sekunden gehen: Pferd wählen, Leistung wählen, Menge eintragen. Leg dafür einen Leistungskatalog mit Preisen an – etwa Weidegang, Ausmisten, Longieren oder Beritt.
Hufschmied und Tierarzt
Hufschmied- und Tierarzttermine betreffen oft mehrere Pferde auf einmal. Plane sie gesammelt und halte fest, welche erledigt sind. So siehst du jederzeit, wann bei welchem Pferd der nächste Termin fällig ist.
Die Monatsabrechnung
Am Monatsende bekommt jeder Einsteller eine Rechnung mit Boxenmiete und den erfassten Leistungen. Zieht ein Pferd mitten im Monat ein oder aus, wird die Miete anteilig berechnet. Am sichersten ist ein Ablauf, bei dem die Software Entwürfe erzeugt, die du prüfst und dann verschickst – und bei dem ein Monat nicht versehentlich doppelt abgerechnet werden kann.
Gastpferde und Lehrgänge
Neben den Einstellern gibt es oft Gastpferde für ein paar Nächte, etwa bei Turnieren oder Lehrgängen. Diese laufen am besten als normale Buchung in freien Boxen – der Belegungsplan verhindert, dass sie mit einem Vertrag kollidieren.
So geht es mit Arche-Board
Arche-Board hat dafür den Bereich „Stall“: Boxen mit Verträgen, Schnellerfassung von Leistungen, Termine für mehrere Pferde und die Monatsabrechnung mit anteiliger Miete als Rechnungsentwürfe. Verträge erscheinen als durchgehende Balken im Belegungsplan.
Teste Arche-Board für deine Pferdepension
Arche-Board ist im Standard-Plan dauerhaft kostenlos, der erste Monat mit allen Modulen ist gratis.