Viele Tierpensionen starten mit einem Wandkalender, einer Excel-Liste und einem Ordner voller Impfpässe. Das funktioniert, solange der Betrieb klein ist. Spätestens mit mehreren Mitarbeitenden, Stammkunden mit mehreren Tieren und Ferienzeiten, in denen jeder Zwinger belegt ist, wird es unübersichtlich. Eine Software für die Tierpension soll dir genau diese Arbeit abnehmen. Hier sind die Punkte, auf die es wirklich ankommt.
1. Ein Belegungsplan, der Doppelbelegungen ausschließt
Das Herz jeder Pensionssoftware ist der Belegungsplan: Welcher Zwinger, welches Katzenzimmer, welcher Kleintierbereich ist wann belegt – und von wem? Achte darauf, dass
- auf den Balken die Namen der Tiere und des Besitzers stehen, nicht nur eine Buchungsnummer,
- die Software Doppelbelegungen verhindert, statt nur davor zu warnen,
- du Plätze nach Art einteilen kannst (Zwinger, Katzenzimmer, Kleintier) und festlegst, welche Tierarten wo erlaubt sind,
- eine Familie mit zwei Hunden als eine Buchung erfasst wird.
2. Eine Tierakte, die mehr kann als Name und Rasse
Im Alltag zählen die Details: Wer bekommt welches Futter, wer Medikamente, wer verträgt sich nicht mit Katzen? Eine gute Tierakte enthält Chipnummer, Geburtsdatum, Tierarzt, Notfallkontakt, Futter, Medikamente, Allergien und Verträglichkeit. Wichtig ist, dass diese Angaben dort auftauchen, wo das Personal sie braucht – idealerweise in einer Tagesansicht, in der Fütterung und Medikamente zum Abhaken stehen.
3. Impfungen prüfen, bevor das Tier einzieht
Fehlende oder abgelaufene Impfungen sind ein Risiko für alle Tiere im Haus. Die Software sollte deine Pflichtimpfungen je Tierart kennen und beim Check-in warnen, wenn eine Impfung fehlt oder während des Aufenthalts abläuft. Mehr dazu im Ratgeber Impfungen in der Tierpension.
4. Besitzer einbinden statt hinterhertelefonieren
Besitzer wollen wissen, wie es ihrem Tier geht. Ein Besitzerportal mit Tagesberichten und Fotos spart Telefonate und schafft Vertrauen. Praktisch ist, wenn der Besitzer dort auch den Impfpass hochladen kann – dann liegt er vor der Anreise vor.
5. Rechnungen, die zur Tierpension passen
In einer Tierpension wird meist pro Tier und Nacht abgerechnet, oft mit Mehrtier-Rabatt und Zusatzleistungen wie Baden oder Medikamentengabe. Die Software sollte daraus automatisch eine Rechnung mit einer Zeile je Tier erzeugen und als PDF verschicken können. Für Geschäftskunden ist eine E-Rechnung (ZUGFeRD) ein Plus.
6. Datenschutz und Serverstandort
Du speicherst Namen, Adressen und Telefonnummern deiner Kunden, dazu Fotos und Dokumente. Achte auf einen Anbieter mit Servern in der EU oder der Schweiz, einem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und privaten Dateispeichern für Fotos und Impfpässe.
7. Kosten und Vertragslaufzeit
Gerade kleine Pensionen brauchen keine teure Lizenz. Sinnvoll ist ein Modell, das mit dem Betrieb wächst: kostenlos starten, nur die Module bezahlen, die du nutzt, und monatlich kündbar. Lass dich nicht auf lange Mindestlaufzeiten ein, bevor du die Software im Alltag getestet hast.
Wie Arche-Board das löst
Arche-Board wurde genau für diese Punkte gebaut: Belegungsplan mit Tiernamen, Tierakte mit Impfwarnung, Tagesansicht „Heute“ zum Abhaken, Besitzerportal mit Tagesberichten, Rechnungen je Tier mit Mehrtier-Rabatt und Server in der Schweiz. Der Standard-Plan ist kostenlos, die Preise starten bei 14 € im Monat.
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Arche-Board ist im Standard-Plan dauerhaft kostenlos, der erste Monat mit allen Modulen ist gratis.